Wie lassen sich Aufgaben, Projekte und Dokumente mit Microsoft 365 effizient organisieren? In diesem praxisorientierten Workshop lernen Sie das Zusammenspiel von Planner, To Do, Teams und SharePoint kennen. Sie erstellen und verwalten Aufgaben und Pläne, behalten Fortschritte im Blick und erfahren, wie sich E-Mails und Chats in Aufgaben verwandeln lassen. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf SharePoint: Sie lernen, Dateien strukturiert abzulegen, Dokumentbibliotheken und Metadaten zu nutzen, Ansichten zu erstellen sowie Inhalte schnell wiederzufinden. Auch Microsoft Lists, Freigaben, Versionsverwaltung und einfache Automatisierungen werden praxisnah behandelt. So schaffen Sie mehr Struktur, Transparenz und Effizienz im digitalen Arbeitsalltag.

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Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit Microsoft Office

Seminarinhalte:

Aufgaben- und Projektorganisation mit Microsoft 365

• Welche Apps stehen zur Verfügung
• Welche Apps für welchen Use Case?

Planner

• Was ist Planner
• Auf Planner zugreifen
• Wie ist Planner aufgebaut

Einen Plan anlegen und verwalten

• Einen Plan erstellen
• Buckets erstellen
• Aufgaben anlegen & bearbeiten
• Aufgaben zuweisen
• Ansichten nutzen
• Filter & Gruppieren

Persönliche Aufgaben verwalten

• Aufgaben erstellen & bearbeiten

Den Überblick in Planner bewahren

• Den Fortschritt im Auge behalten
• Persönliche Aufgaben anzeigen
• Alle meine Aufgaben im Blick

Exkurs: OneNote & Loop

• Aufgaben in OneNote erstellen
• Aufgaben in Loop erstellen

Alle Aufgaben im Blick mit Teams

• Das Modul Planner verwenden
• Die Navigationsleiste von Planner
• Die Filter von Planner
• Planner "teamsunabhängig" nutzen
• Planner für persönliche Aufgaben nutzen

ToDo

• Was ist ToDo?
• Auf ToDo zugreifen
• Wie ist ToDo aufgebaut?
• Geteilte Aufgabenlisten erstellen

Weitere Tipps zum Aufgabenmanagement

• Chat's in Aufgaben verwandeln
• E-Mails als Aufgabe anlegen
• Effiziente Outlook Kalenderansichten

Speicherorte in M365

• OneDrive - Teams - SharePoint
• Was gehört wohin?

SharePoint am Arbeitsplatz

• Was ist SharePoint?
• Wie verändert sich die Arbeit mit SharePoint?
• Use Cases für SharePoint

Effizientes Arbeiten mit SharePoint

• Was ist SharePoint
• Auf SharePoint zugreifen
• Einsatzmöglichkeiten von SharePoint
• Wie verändert sich das Arbeiten durch SharePoint

Dateien organisiert ablegen

• Was ist eine Bibliothek
• Auf die Standardbibliothek zugreifen
• Eine Dokumentbibliothek anlegen
• Dateien in der Bibliothek erstellen & verwalten
• Vorlagendokumente in der Bibliothek verwalten
• Dateien teilen
• Versionsverlauf von Dateien
• Gelöschte Dateien wiederherstellen
• Dateien aus-/einchecken

Dateien strukturieren

• Ordner vs. Metadaten
• Vorhandene Metadaten verwenden
• Metadaten schaffen
• Mit Metadaten arbeiten

Ansichten von SharePoint nutzen

• Vorhandene Ansichten verwenden
• Individuelle Ansichten erstellen

Automatisierungen in SharePoint

• Benachrichtigungseinstellungen
• Freigabeanforderungen
• Regelbasierte Push-Benachrichtigungen

Suchen und Finden von Inhalten

• Die Suche auf SharePoint verstehen
• Suchparameter verwenden

Mit Listen arbeiten

• Was ist Lists
• Einsatzmöglichkeiten von Lists
• Vorteile von Lists

Listen erstellen

• Eine neue Liste erstellen
• Metadaten in Listen hinzufügen
• Listeneinträge hinzufügen
• Listeneinträge bearbeiten
• Ansichten in Listen nutzen
• Die Liste teilen
• Listenelemente teilen
• Kollaboration in Listen
• Aus der Liste eine Umfrage erstellen
• Die Liste exportieren